Компютри, бизнес, наука, технологии и общество
Ресурсно осигуряване на ПР
Ресурсното осигуряване на ПР (Public Relations) на туристичечската фирма или организация означава създаването на всички необходими материални предпоставки за същесвтуването и развитието на дейността.
Едно от най-важните условия за ефективно функциониране на ПР (на бълг. език познато като Връзки с обществеността) е информационното осигуряване на дейността. Каква, колко и по какъв начин ще се използва за създаване на взаимно разбирателство с обществената среда и за поддържане престижа на фирмата, е проблем от съществено значение за системата на ПР. Всеки екип от специалисти по ПР трябва да разполага с достатъчна по обем и съдържание базисна информация, характеризираща: историята и развитието на туристическата организация; предмета на дейност и предимствата на предлаганите услуги и стоки; категориите персонал, неговите умения и достойнства; уменията и достойнствата на ръководния екип; осъществените ПР и оценките за постигнатите резултати.
Необходимата за функционирането на ПР (анг. съкращение от PR или Public Relations на бълг. Връзки с обществеността) информация не се създава за броени дни. Тя се натрупна постепенно с развитие на самата туристическа организация или фирма, ако е създадена подходяща система за нейното набиране. За набиране на необходимата информация могат да се използват различни начини. Най-практичният от тях е свързан с използването на традиционно наложили се документални форми за подаване и приемане на информация като меморандума, протокола, аналитичния доклад. Използвайки тези форми като базисна информация по-нататък, специалистите по ПР (Public Relations) могат да разработят необходимите им текстове за конкретен повод.
Меморандумът е писмена форма на предаване на информация вътре във фирмата или в организацията, независимо колко отдалечени по територия са кореспондентите. Чрез него се поставят за изпълнение задачи или се отчита свършена работа. Меморандумът пести време и място, тъй като обикновено изключва задължителните официалности при писане на бизнес писма, предназначени за кореспонденти извън фирмата или организацията. Тонът на информацията в меморандумът обаче се влияе от позицията, която заемат във фирмата както пишещият, така и получаващият информацията.
Протоколът е писмена форма за предоставяне на информация по повод на провеждането на различни работни срещи и съвещания. Чрез него се информира за инициаторите на срещата, за присъствалите, за обсъжданите въпроси и взетите решения.
Аналитичният доклад е писмена форма за предоставяне на детайлна информация по съществуващ във фирмата или организацията проблем. Той не е форма за предоставяне на всекидневна информация. Използва се във връзка със специални потребности на фирмата или организацията и предлага задълбочени изследвания, анализи и оценки. Информацията, която предоставя се използва за вземането на важни решения във връзка с бизнес поведението на съответната фирма или организация.
Разгледаните до тук възможности за предоставяне на информоция нужна при дейността на ПР съвсем не изчерпва съществуващите варианти. Практика е например поддържането на картотеки с имената на постоянни клиенти, книга за впечатления и почетни гости, изложбени витрини за показване на получени нагаради и отличия като статуетки, грамоти, произведения на изкуството и др.
Роля по отношение на качеството на информацията играе също и наличието на екип от професионалисти, който не само да я набира, но и ефективно да я използва. За това колко и какви трябва да бъдат специалистите по ПР в една туристическа фирма или организация, трудно могат да се поставят общовалидни изисквания. Въпросът се решава конкретно от всяко ръководство. По отношение на качествата и уменията, които трябва да притежава работещият в екипа на ПР, изискванията са наложени от практиката, като някои от тях са: богата обща култура;организаторски способности; усет за обективност, преценка и критичност; богато въображение и възможност за възприемане на различни от собствената гледни точки;самообладание; любезност; чувство за хумур; способност за справяне с няколко задачи едновременно; писателски и редакционни умения; добри говорни способности; външен вид, който се възприема добре; готовност за публична изява.
Специалистът по ПР никога не трябва да забравя, че неговият професионализъм се оценява директно от обществената среда, с която той е в непосредствен контакти по този начин неговите успехи или неуспехи също директно повишават или снижават професионалния престижна фирмата или организацията, която той представлява.
Наличието на съвременна техника е друг важен ресурс за осъществяване на качествени ПР на туристическата организация или фирма. Ползването на компютърна техника, на ефективни електронни връзки, на видео, на телефаксна и размножителна техника с висок коефициент на полезно действие представлява значително облекчение за работещите, като значително ускорява и подобрява процесът на тяхната работа. С помощта на съвременните технически средства много от необходимите информационни материали могат да се изработват и тиражират от самата туристическа фирма или организация. Пести се време.
От особено значение за осъществяването на мероприятията по връзките с обществеността е също и наличието на финансово осигуряване за тяхното провеждане. Разработването и одобряването на самостоятелен бюджет е най-добрият начин да се гарантира изпълнението на планираната програма за ПР. Бюджетът трябва да отчита икономическия характер на провежданите мероприятия(спонсорирани, платени или самоиздържащи се), както и за какъв вид дейност ще се използват средствата – проучвателна, подготвителна, за външни услуги, за инсентив пътувания, за посрещане на гости, за спонсорство на мероприятия от общесвено значение, организирани от други институции и т.н.
Бюджетът за ПР на туристическата организация или фирма не може да се съставя изолирано от бюджета за цялата комуникационна дейност. Той трябва да включва също средства за осигуряване участието на специалистите по ПР в курсове за квалификация, работни срещи с колеги за обмяна на опит, както и други мероприятия, свързани със служебните им задължения.
Спецификата на ПР поражда необходимостта от съобразяване на тяхното осъществяване с такъв особен по характер ресурс като времето. То е необходимо за да се подготви необходимата информация, да се организира съответното мероприятие, да се проведе при предварително уточнени часове и продължителност, да се анализират и оценят постигнатите резултати в срок.
При несъобразяване с такъв важен фактор, какъвто е времето, могат да бъдат постигнати много грешки, като най-често посочваните са следните: неправилно определяне на реалното време, необходимо за всяка процедура или действие; неспазване на предварително обявените часове за начало и край на мероприятията на пр; неспазване на предварително обявен регламент за произнасяне на речи, четене на доклади и други подобни; неправилно разпределение на времето за подготовка на мероприятията и за тяхното осъществяване, при което обикновено времето за подготовка е недостатъчно; нарушаване на необходимия синхрон при предоставяне на взаимно свързани услуги; пренебрегване на необходимостта от паузи и др.
Съобразяването с ограниченията, поставени от времето, е белег за висок професионализъм. Неговото значение нараства при провеждането на международни контакти, при които участниците демоонстрират различно отношение към точността и спазването на предварително обявените часове на програмата.
Доброто ресурсно осигуряване на дейността по PR на туристическата фирма или организация е безспорно базисен фактор за гарантиране на очаквания ефект. Само при правилно разбиране значението на ПР за цялостната дейност на туристическата организация или фирма могат да се постигнат съществени резултати. В основата на ефективните ПР стоят на първо място качествените услуги, предлагани от туристическтата фирма или организация. Доволните клиенти са най-ревностните разпространители на информация за професионалното бизнес поведение на всяка туристическа фирма. Също така те са представители на различни социални групи, обществени и институционални формирования и следователно магат да оказват директно въздействие върху формирането на обществено мнение и оценка за цялостната й дейност.
Правилното разбиране за същността на ПР и тяхната роля за постигане на благоприятна обществена среда предполага усилия за гарантиране на целенасочено, планово, организирано, последователно и методично развитие на присъщата им система за мероприятия и действия. Като резултат туристическта фирма или организация може да очаква спечелване на обществото за нейната кауза.
Подобни статии
| This entry was posted by Информация EU on 23.06.2010 at 18:06, and is filed under Маркетинг. Follow any responses to this post through RSS 2.0. You can leave a response or trackback from your own site. |